Ansøgninger til P.A. Fiskers Fond fremsendes gennem fondsadministrationssystemet Grant. Der er derfor indgået en databehandlingsaftale mellem fonden og Grant, som bl.a. sikrer,
- at oplysninger om ansøgerne – herunder fortrolige oplysninger som f.eks. cpr.nr. og bankkontooplysninger – alene kan ses af fondsbestyrelsens medlemmer og af de personer hos Grant, for hvem det er nødvendigt at behandle personoplysningerne for at kunne opfylde Grants forpligtelser over for fonden
- at oplysningerne kun er tilgængelige i en begrænset periode, indtil bestyrelsen har behandlet ansøgningerne, og der er sendt svar til ansøgerne
- at fondsadministrationssystemet generelt overholder den til enhver tid gældende persondataretlige lovgivning m.v.
Uden for fondsadministrationssystemet Grant opbevares ikke materiale, der indeholder fortrolige oplysninger om ansøgerne. Navne på de ansøgere – personer, foreninger, organisationer m.v. – som fonden støtter, nævnes i fondens bestyrelsesreferater, som opbevares.